Betrouwbare vastgoeddata begint bij databewuste medewerkers - CorporatieGids Magazine 🗞️
Thijs van den Broek & Jasper Bracké
Foto: Else Loof
Woningcorporaties digitaliseren in hoog tempo en steeds meer processen zijn afhankelijk van betrouwbare vastgoeddata. Toch ontstaat datagedreven werken niet vanzelf zodra modellen, systemen of dashboards beschikbaar zijn; het begint bij bewustwording. CorporatieGids Magazine sprak daarover met Organisatieleider Thijs van den Broek en Adviseur Klantsucces Jasper Bracké van COENCAD: “Databewustwording begint bij het besef dat data van de hele organisatie is.”
Om bij het begin te beginnen: waar zien jullie op dit moment de grootste uitdaging als het gaat om databewustwording in de sector?
De corporatiesector digitaliseert in hoog tempo en steeds meer processen zijn afhankelijk van betrouwbare vastgoeddata. Daarom ligt de grootste uitdaging vooral in het organisatiebrede besef dat data continu en zorgvuldig beheerd moet worden. In de praktijk verwerken medewerkers dagelijks wijzigingen aan woningen of gebouwen, zonder zich altijd bewust te zijn van de impact op onderliggende vastgoeddata. Een kleine aanpassing kan gevolgen hebben voor bijvoorbeeld WWS, NEN 2580, MJOP, begrotingen, onderhoudsplannen of huurprijsinformatie. Databewustwording begint daarom met het inzicht dat data niet van één systeem of afdeling is, maar van de hele organisatie.
Hoe weet een corporatie dat ze nog niet databewust genoeg zijn?
Een corporatie is vaak nog niet volledig databewust wanneer medewerkers vooral vanuit hun eigen afdeling of applicatie werken, en minder vanuit één centrale databron. Gegevens worden dan wel aangepast op de plek waar ze voor het eigen werk nodig zijn, maar niet altijd verwerkt in de bron waar de data officieel beheerd hoort te worden. Daardoor ontstaan losse ‘eilandjes’ van informatie en kunnen systemen na verloop van tijd uit elkaar gaan lopen. Plattegronden sluiten dan bijvoorbeeld niet meer aan op de werkelijkheid, oppervlaktegegevens verschillen per afdeling of rapportages geven een ander beeld dan de praktijk. Vaak komt dat door talloze kleine wijzigingen die niet centraal worden geborgd.
Wat betekent databewustwording volgens jullie precies?
Databewustwording betekent dat medewerkers begrijpen waar data vandaan komt, hoe informatie binnen de organisatie wordt gebruikt en welke invloed hun eigen werkzaamheden hebben op de kwaliteit ervan. Het gaat dus niet alleen om het vastleggen van gegevens, maar ook om eigenaarschap. Iedereen die data gebruikt of wijzigt, draagt verantwoordelijkheid voor de kwaliteit daarvan.
Wat vraagt databewustzijn van medewerkers?
Het vraagt om kennisdeling, duidelijke afspraken en het regelmatig laten zien waarom goede data belangrijk is voor de dagelijkse praktijk. Enthousiaste collega’s kunnen daarin een belangrijke rol spelen, maar uiteindelijk moet databewust werken onderdeel worden van de manier waarop de hele organisatie werkt. Medewerkers moeten begrijpen waarom gegevens worden vastgelegd, welke impact wijzigingen hebben en wanneer zij zelf actie moeten ondernemen. Pas dan wordt databewustzijn een gezamenlijke verantwoordelijkheid, in plaats van iets dat afhankelijk is van een paar kartrekkers.
Wat vraagt het van de leiding of het management om databewustzijn uit te dragen?
Dat begint bij de erkenning dat data een strategisch bedrijfsmiddel is. Het management speelt daarin een belangrijke rol door het belang van datakwaliteit zichtbaar te maken en eigenaarschap duidelijk te beleggen. Wanneer leidinggevenden databewust werken actief uitdragen, kan het uitgroeien tot een vast onderdeel van de organisatiecultuur.
Wat zijn volgens jullie praktische eerste stappen waarmee corporaties databewustwording kunnen vergroten?
Databewustwording begint bij kwalitatieve data. Zonder een solide en betrouwbare basis is het lastig om medewerkers te motiveren gegevens zorgvuldig bij te houden. Als het fundament niet klopt, voelt databewust werken al snel als trekken aan een dood paard. Wanneer die basis er wél staat, is het belangrijk om inzichtelijk te maken hoe data door de organisatie stroomt. Door zichtbaar te maken welke processen afhankelijk zijn van dezelfde vastgoeddata, ontstaat meer begrip voor het belang van actuele en betrouwbare brondata. Databewustwording hoeft niet ingewikkeld te zijn: het begint met inzicht, duidelijke afspraken en het gesprek over de rol die iedere medewerker daarin speelt.
Hoe kan COENCAD woningcorporaties daarbij helpen?
Als dataleverancier helpt COENCAD inmiddels al meer dan veertig woningcorporaties om vanuit één centrale bron van de waarheid te werken. Een solide basis aan kwalitatieve vastgoeddata is namelijk de sleutel om als organisatie daadwerkelijk datagedreven te kunnen werken. Daarom ondersteunt COENCAD corporaties bij het opzetten én continu doorontwikkelen van een betrouwbare databasis, onder meer met COBIM-modellen. Databewustwording loopt daarbij als een rode draad door de samenwerking: tijdens de initiële digitalisatiefase, maar juist ook in de beheerfase. Door kennis te delen, praktijkvoorbeelden te bespreken en medewerkers actief mee te nemen, wordt duidelijk welke impact hun dagelijkse werkzaamheden hebben op de kwaliteit van data. Zo blijft vastgoeddata niet alleen hoogwaardig bij oplevering, maar ook duurzaam actueel en betrouwbaar.
Als je vooruitkijkt: hoe verwacht je dat databewustwording zich de komende jaren ontwikkelt binnen de sector?
De komende jaren wordt databewustwording steeds belangrijker als basis voor AI, automatisering en datagedreven werken. AI kan alleen meerwaarde leveren wanneer de onderliggende brondata klopt. Want als geometrische of technische data onvolledig of onnauwkeurig zijn, kunnen AI-toepassingen verkeerde conclusies trekken, bijvoorbeeld bij huurdervragen, voorspellend onderhoud of strategische keuzes rond verduurzaming en nieuwbouw. Databewustwording is daarmee geen IT-feestje, maar een vanzelfsprekend onderdeel van het dagelijkse werk. Hoe beter medewerkers gegevens zorgvuldig vastleggen en actueel houden, hoe groter de waarde is die AI en automatisering uiteindelijk kunnen leveren.